![[ود]](/vb/data/avatars/m/7/7418.jpg?1416385870){kind=avatar}
[ود]
¬| رُوحٌ مُحلِّقَة بَين أسْرآبِ الأمَل ✿ ،
التعليم العالي تطبق نظام إدارة الوثائق
Wed, 25 أبريل 2012
بدأت وزارة التعليم العالي مؤخرا في تطبيق نظام إدارة الوثائق بكافة التقسيمات التابعة لها سواء داخل السلطنة أو خارجها، حيث مر تطبيق هذا النظام بعدة مراحل مختلفة أولها تشكيل لجنة رئيسية برئاسة سعادة وكيل الوزارة وعضوية كل من مديري العموم والملحقين الثقافيين، تبعه تشكيل فريق للمتابعة الداخلية برئاسة مدير دائرة الوثائق وثلاث مجموعات.
وباشر الفريق أعماله من خلال التكشيف على أرض الواقع عن الملفات والوثائق وكذلك باللقاءات المباشرة مع المسؤولين والموظفين القائمين على إنتاجها انطلاقا من لائحة الاختصاصات الخاصة بكل جهة، بهدف إعداد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق وهــــي (القائمة الاسمية - نظام التصنيف - جدول مدد الاستبقـــاء) والتي بدورها مرت بمراحل مختلفــــة (القوائم الأولية لأسماء الملفات والوثائق - التعديل - الاعتماد النهائي من الجهات المعنية) ليأتي الاعتماد النهائي لهذه الأدوات من قبل معالي الدكتورة وزيرة التعليم العالي وسعادة رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات كخطوة أولى في تطبيق النظام تبعت تدريب موظفي الوزارة على كيفية فتح الملفات وترتيبها وإسناد رموز التصنيف والعناوين المعرفة لها باستخدام قائمة الوثائق المتداولة.
كما قامت الدائرة بتنفيذ برنامج تدريبي لكليات العلوم التطبيقية في الفترة من 13 إلى 17/4/2012م حيث أخذت كلية العلوم التطبيقية بصحار (كعينة) لبقية كليات العلوم التطبيقية حيث كان الهدف من هذه الزيارة تدريب الموظفين وحصر كافة الوثائق والملفات في مكاتب العمل والمتواجد في المخازن وذلك من أجل تقييم وتحديد الفترة الزمنية اللازمة التي سوف تحتاجها عملية الفرز المخطط لها للمرحلة القادمة في كل من الملحقيات وكليات العلوم التطبيقية.
وعن النظام يقول منذر الوهيبي مدير دائرة الوثائق بالوزارة: تعتبر الوثائق والمحفوظات موردا أساسيا لا تقل أهميته عن الموارد البشرية لأنها تساعد في عملية اتخاذ القرارات التي ترتبط مباشرة بالحياة اليومية. والاهتمام بإيجاد نظام للوثائق والمحفوظات أمر ضروري لكافة قطاعات المجتمع، حيث يمكن الجهات من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها وضمان الحفاظ على مصادر حقوق الأشخاص والمجموعات، كما يساعد في إجراء عملية التقييم والرقابة والتخطيط، فضلا عن الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة لذاكرة المجتمع والبحث العلمي.
وتقول بدرية الغابشية أخصائية وثائق: إن نظام إدارة الوثائق يرتكز على أدوات إجرائية تعتبر الهيكل الأساسي لبناء النظام وهي القائمة الاسمية و نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء حيث أن هذا النظام يعالج الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما يساعد عملية تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى، مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والوحدة، حيث يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية و البحث العلمي والتاريخي.
Wed, 25 أبريل 2012
بدأت وزارة التعليم العالي مؤخرا في تطبيق نظام إدارة الوثائق بكافة التقسيمات التابعة لها سواء داخل السلطنة أو خارجها، حيث مر تطبيق هذا النظام بعدة مراحل مختلفة أولها تشكيل لجنة رئيسية برئاسة سعادة وكيل الوزارة وعضوية كل من مديري العموم والملحقين الثقافيين، تبعه تشكيل فريق للمتابعة الداخلية برئاسة مدير دائرة الوثائق وثلاث مجموعات.
وباشر الفريق أعماله من خلال التكشيف على أرض الواقع عن الملفات والوثائق وكذلك باللقاءات المباشرة مع المسؤولين والموظفين القائمين على إنتاجها انطلاقا من لائحة الاختصاصات الخاصة بكل جهة، بهدف إعداد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق وهــــي (القائمة الاسمية - نظام التصنيف - جدول مدد الاستبقـــاء) والتي بدورها مرت بمراحل مختلفــــة (القوائم الأولية لأسماء الملفات والوثائق - التعديل - الاعتماد النهائي من الجهات المعنية) ليأتي الاعتماد النهائي لهذه الأدوات من قبل معالي الدكتورة وزيرة التعليم العالي وسعادة رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات كخطوة أولى في تطبيق النظام تبعت تدريب موظفي الوزارة على كيفية فتح الملفات وترتيبها وإسناد رموز التصنيف والعناوين المعرفة لها باستخدام قائمة الوثائق المتداولة.
كما قامت الدائرة بتنفيذ برنامج تدريبي لكليات العلوم التطبيقية في الفترة من 13 إلى 17/4/2012م حيث أخذت كلية العلوم التطبيقية بصحار (كعينة) لبقية كليات العلوم التطبيقية حيث كان الهدف من هذه الزيارة تدريب الموظفين وحصر كافة الوثائق والملفات في مكاتب العمل والمتواجد في المخازن وذلك من أجل تقييم وتحديد الفترة الزمنية اللازمة التي سوف تحتاجها عملية الفرز المخطط لها للمرحلة القادمة في كل من الملحقيات وكليات العلوم التطبيقية.
وعن النظام يقول منذر الوهيبي مدير دائرة الوثائق بالوزارة: تعتبر الوثائق والمحفوظات موردا أساسيا لا تقل أهميته عن الموارد البشرية لأنها تساعد في عملية اتخاذ القرارات التي ترتبط مباشرة بالحياة اليومية. والاهتمام بإيجاد نظام للوثائق والمحفوظات أمر ضروري لكافة قطاعات المجتمع، حيث يمكن الجهات من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها وضمان الحفاظ على مصادر حقوق الأشخاص والمجموعات، كما يساعد في إجراء عملية التقييم والرقابة والتخطيط، فضلا عن الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة لذاكرة المجتمع والبحث العلمي.
وتقول بدرية الغابشية أخصائية وثائق: إن نظام إدارة الوثائق يرتكز على أدوات إجرائية تعتبر الهيكل الأساسي لبناء النظام وهي القائمة الاسمية و نظام التصنيف وجداول مدد الاستبقاء حيث أن هذا النظام يعالج الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما يساعد عملية تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى، مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والوحدة، حيث يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية و البحث العلمي والتاريخي.
