![[ود]](/vb/data/avatars/m/7/7418.jpg?1416385870){kind=avatar}
[ود]
¬| رُوحٌ مُحلِّقَة بَين أسْرآبِ الأمَل ✿ ،
العدل تعتمد الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية
الثلثاء, 28 فبراير 2012
كتب- خميس الخوالدي
اعتمد معالي الشيخ محمد بن عبدالله بن زاهر الهنائي وزير العدل أمس نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وسعادة عيسى بن حمد العزري وكيل وزارة العدل.
ويتضمن الاعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بوزارة العدل، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع وعلى هذا الأساس يمكن للنظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وبذلك قامت وزارة العدل بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وسيتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة.
وبدخول النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة بالوزارة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة على تدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف وباعتماد النظام بوزارة العدل يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في اطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.
وحدد النظام الذي اعده فريق عمل متخصص بوزارة العدل بالتنسيق مع أخصائي هيئة الوثائق انواع الملفات المشمولة بالتصنيف طبقا للمقتضيات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية وبوبها على ثمانية اصناف رئيسية هي القضاة ومساعديهم وإدارة المحاكم والتوفيق والمصالحة وإدارة املاك الايتام والقصر والتفتيش الاداري والمكتب الفني والمحاكم الابتدائية ومحاكم الاستئناف والمحكمة العليا بحيث تتفرع من الاصناف الرئيسية عشرات العناوين التي تتناول كل ما يتصل بأداء الدوائر والاقسام فيها.
كما حدد نظام تصنيف الوثائق الخصوصية لوزارة العدل مدد استبقاء الوثائق وصنفها بين ملفات الفترة الجارية والتي يتم خلالها استبقاء الملفات والوثائق بمكاتب العمل للاستخدام العادي والمتواتر وللأغراض الادارية والمالية والقانونية وملفات الفترة الوسيطة والتي تحفظ فيها الملفات والوثائق وجوبا لدى دائرة الوثائق بالوحدة ويكون استخدامها عرضيا تنتهي بانقضاء فترة الحفظ.
وحدد النظام مدد الاستبقاء للوثائق الجارية والوثائق الوسيطة على اساس قيمتها القانونية والادارية والمالية واحتسب مدد الحفظ بعدد السنوات.
ويشير نظام التصنيف الى المصير النهائي الذي ستؤول اليه الملفات والوثائق العامة بعد انتهاء حاجة الإدارة اليها فبوبها بين حفظ دائم وكلي وحفظ دائم وجزئي وحدد رموز لكل صنف منها مشترطا لملفات الحفظ الدائم لجزء من الوثائق بوجوب إتمامه بعد اجراءات فرز وانتقاء على أن يتم اتلاف ما لا يتوجب حفظه.
ويشمل نظام التصنيف المصير النهائي للوثائق ويحدده على اساس القيمة التاريخية والمرجعية وهي تحفظ بصفة دائمة لما تمثله من اهمية للبحوث والدراسات وكمرجع للقضايا المهمة التي تخص البلاد وسند للذاكرة الجماعية والذاتية الوطنية.
الثلثاء, 28 فبراير 2012
كتب- خميس الخوالدي
اعتمد معالي الشيخ محمد بن عبدالله بن زاهر الهنائي وزير العدل أمس نظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة، وذلك بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وسعادة عيسى بن حمد العزري وكيل وزارة العدل.
ويتضمن الاعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها، حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بوزارة العدل، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع وعلى هذا الأساس يمكن للنظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وبذلك قامت وزارة العدل بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وسيتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات الوزارة.
وبدخول النظام حيز التنفيذ ستعمل الدائرة بالوزارة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة على تدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف وباعتماد النظام بوزارة العدل يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة في اطار تطبيق قانون الوثائق والمحفوظات.
وحدد النظام الذي اعده فريق عمل متخصص بوزارة العدل بالتنسيق مع أخصائي هيئة الوثائق انواع الملفات المشمولة بالتصنيف طبقا للمقتضيات الواردة بقانون الوثائق والمحفوظات ولائحته التنفيذية وبوبها على ثمانية اصناف رئيسية هي القضاة ومساعديهم وإدارة المحاكم والتوفيق والمصالحة وإدارة املاك الايتام والقصر والتفتيش الاداري والمكتب الفني والمحاكم الابتدائية ومحاكم الاستئناف والمحكمة العليا بحيث تتفرع من الاصناف الرئيسية عشرات العناوين التي تتناول كل ما يتصل بأداء الدوائر والاقسام فيها.
كما حدد نظام تصنيف الوثائق الخصوصية لوزارة العدل مدد استبقاء الوثائق وصنفها بين ملفات الفترة الجارية والتي يتم خلالها استبقاء الملفات والوثائق بمكاتب العمل للاستخدام العادي والمتواتر وللأغراض الادارية والمالية والقانونية وملفات الفترة الوسيطة والتي تحفظ فيها الملفات والوثائق وجوبا لدى دائرة الوثائق بالوحدة ويكون استخدامها عرضيا تنتهي بانقضاء فترة الحفظ.
وحدد النظام مدد الاستبقاء للوثائق الجارية والوثائق الوسيطة على اساس قيمتها القانونية والادارية والمالية واحتسب مدد الحفظ بعدد السنوات.
ويشير نظام التصنيف الى المصير النهائي الذي ستؤول اليه الملفات والوثائق العامة بعد انتهاء حاجة الإدارة اليها فبوبها بين حفظ دائم وكلي وحفظ دائم وجزئي وحدد رموز لكل صنف منها مشترطا لملفات الحفظ الدائم لجزء من الوثائق بوجوب إتمامه بعد اجراءات فرز وانتقاء على أن يتم اتلاف ما لا يتوجب حفظه.
ويشمل نظام التصنيف المصير النهائي للوثائق ويحدده على اساس القيمة التاريخية والمرجعية وهي تحفظ بصفة دائمة لما تمثله من اهمية للبحوث والدراسات وكمرجع للقضايا المهمة التي تخص البلاد وسند للذاكرة الجماعية والذاتية الوطنية.