![[ود]](/vb/data/avatars/m/7/7418.jpg?1416385870){kind=avatar}
[ود]
¬| رُوحٌ مُحلِّقَة بَين أسْرآبِ الأمَل ✿ ،
الثلاثاء, 16 أغسطس 2011
كتبت - زينب الناصرية:-- اعتمدت معالي الدكتورة راوية بنت سعود البوسعيدية وزيرة التعليم العالي الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق الخصوصية بالوزارة بحضور سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حيث تم اعتماد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها بعد موافقة الهيئة.
وتم الانتهاء من العمل على إعداد هذه الأدوات بعد أن مرت بعدة مراحل آخرها موافقة هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية النهائية على هذه الجداول ونظام تصنيفها، وذلك تنفيذا لمقتضيات قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 60/2007، وبالرجوع إلى المادة 18من قانون الوثائق والمحفوظات الوطنية فإن الجهة المعنية هي المسؤولة عن وثائقها إلى أن تنتهي حاجتها إليها وعلى كل جهة بالتنسيق مع الهيئة إعداد وتنفيذ نظام لوثائقها ،حيث قامت الهيئة بالتنسيق مع الهياكل المختصة والتقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة بإعداد قائمة اسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية بالوزارة تولد عنها إنجاز الأدوات الإجرائية والمتمثلة في إعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها.
وقالت معالي الدكتورة راوية بنت سعود البوسعيدية وزيرة التعليم العالي حول اعتماد هذا النظام: إن اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بوزارة التعليم العالي خطوة مهمة في مشروع إيجاد نظام الكتروني للوثائق والمحفوظات على مستوى السلطنة هذا المشروع المهم الذي تضطلع به هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ويأتي هذا الاهتمام لاعتبار الوثائق والمحفوظات موردا أساسيا لا تقل أهميته عن الموارد البشرية، لأنها تساعد في عملية اتخاذ القرارات التي ترتبط مباشرة بالحياة اليومية.
والحرص على إيجاد نظام للوثائق والمحفوظات أمر ضروري لكافة قطاعات المجتمع، وسيسهم في تطوير عمل المؤسسات في تنظيم الوثائق وحفظها وسرعة الوصول إليها، وهو ما ينسجم مع التوجهات الرامية إلى إيجاد حكومة الكترونية.
وأضافت: إن الوصول إلى مرحلة الاعتماد اليوم جاء نتيجة تضافر الجهود من قبل جميع العاملين بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية الملموسة وأعضاء اللجنة الرئيسية بالوزارة لإعداد النظام وحرصهم على إرساء نظام ذي مواصفات ومقاييس عالمية يتم بموجبه إدارة الوثائق والملفات وفق أحدث التقنيات، متمنين أن تشهد المرحلة القادمة تدريب الكادر البشري بالوزارة على النظم والآليات المتفق عليها تمهيدا لتطبيق النظام بتفاصيله في أقرب فرصة ممكنة».
إجراءات الوزارة
وحول أهم الإجراءات التي قامت بها وزارة التعليم العالي تمهيدا للاعتماد قال منذر بن منصور الوهيبي مدير دائرة الوثائق بالوزارة: تم تشكيل لجنة برئاسة سعادة الدكتور عبدالله بن محمد الصارمي وكيل الوزارة وعضوية مديري العموم بالوزارة كما تم تشكيل فرق عمل داخلية لإجراء كشف شامل لأنواع الوثائق والملفات المتداولة في التقسيمات الإدارية بالوزارة وإعداد الفهارس والأدلة لها ، حيث تم التوصل إلى الصيغة النهائية للقائمة الاسمية لأنواع الوثائق والملفات الخصوصية للوزارة التي بنيت عليها الأدوات الإجرائية لإدارة نظام الوثائق والمتمثلة في إعداد جداول لمدد الاستبقاء ونظام تصنيفها بعد أن تمت مراجعتها من قبل مختلف التقسيمات المعنية بالوزارة، وبموجب اعتماد هذا النظام سيصدر قرار وزاري من قبل معالي الدكتورة الوزيرة الموقرة يقضي بتطبيق النظام من قبل كافة التقسيمات الإدارية المعنية بالوزارة ودخوله حيز التنفيذ ، وسوف تقوم هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بالتعاون مع دائرة الوثائق بالوزارة بتدريب موظفي الوزارة على كيفية العمل بهذا النظام ، كما أن جداول مدد استبقاء الوثائق تمثل حجر الزاوية في نظام إدارة الوثائق بحيث تحدد مسبقا لكل نوع من الملفات أو الوثائق المسار الذي يمر به والمصير النهائي الذي يؤول إليه بعد انتهاء حاجة الإدارة إليه ، حيث يتم تطبيق جداول مدد الاستبقاء على الوثائق الجارية المتداولة في أماكن العمل منذ نشأتها إلى انتهاء العمل العادي المتعلق بها ، ثم تستخدم لإدارة الوثائق الوسيطة لتطبيق مدة الحفظ المحددة لها ولتطبيق المصير النهائي الخاص بها، كما يمكن تطبيق جداول مدد الاستبقاء على الوثائق التي نشأت قبل اعتماد نظام إدارة الوثائق».
أسس النظام
وتتعلق الأدوات الإجرائية لنظام إدارة الوثائق أساسا بإعداد جداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية ونظام تصنيفها وذلك بعد الانتهاء من إعداد القائمة الاسمية للوثائق الخصوصية بالوزارة، وتمثل هذه الأدوات الإجرائية الركيزة الأساسية لبناء نظام عصري وحديث وفق أحدث المواصفات والمقاييس العالمية المعتمدة في هذا المجال يقوم على تسجيل الوثائق وتصنيفها، وترميزها وفق نظام التصنيف المعد لهذا الغرض وذلك لتمييزها وتيسير الرجوع إليها، كما يمكن بناء وتطبيق هذا النظام في معالجة الوثائق منذ نشأتها وعبر المراحل التي تمر بها وهو ما سيساعد في تقنين جميع عمليات الإتلاف والتحويل والترحيل للوثائق من جهة واحترام مدد استبقائها من جهة أخرى.
ويمكن بناء وتطبيق هذا النظام على جميع التقسيمات الإدارية من تنظيم الوثائق جارية الاستعمال وسرعة الوصول إليها وكذلك سهولة استرجاعها وتدعيم نجاح العمل الإداري ومردوديته الايجابية من ناحية وتحقيق الحفظ السليم للوثائق وأمنها مما يساعد في تحسين ورفع شأن الإدارة وحفظ حقوق ومصالح الأفراد والمجتمع.
وعلى هذا الأساس يمكن هذا النظام من الانتقاء المنظم للوثائق الصالحة للذاكرة الوطنية والبحث العلمي والتاريخي، وفي هذا الصدد قامت وزارة التعليم العالي بإنشاء دائرة للوثائق بموجب المادة 41 من قانون الوثائق والمحفوظات وستتولى عملية الإشراف والتنسيق على تطبيق النظام في سائر تقسيمات بالوزارة.
وبدخول هذا النظام حيز التنفيذ ستعمل دائرة الوثائق بالوزارة وبالتنسيق مع المختصين بالهيئة على تدريب المعنيين على طرق تطبيق مختلف أدوات نظام إدارة الوثائق.
طرق التصنيف
ويتمثل التصنيف في وضع طريقة للتعرف بسرعة وبدقة على الملفات ومكوناتها ضمن مجموعة كبيرة من العناصر وذلك بتجميع هذه العناصر في مجموعات فرعية حسب أوجه التشابه بينها أو وفقا لمعايير أخرى وتسند رموز لهذه العناصر تسهل الوصول إليها ويستعمل التصنيف في عدة مجالات وينطبق التصنيف كذلك على أنواع الوثائق والملفات الراجعة إلى الوحدة الحكومية والتي يصل عددها إلى عدة مئات فيتم ترتيبها داخل الأقسام وفق طرق وأساليب وقواعد إجرائية مبنية منطقيا وتدريجيا في شكل نظام التصنيف.
وباعتماد هذا النظام بوزارة التعليم العالي يدخل مشروع بناء منظومة عصرية لإدارة الوثائق على مستوى الجهات الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات مرحلة جديدة ومتقدمة، وقريبا سيتم اعتماد النظام بجهات حكومية أخرى حيث ان نظام إدارة وثائقها جاهزة وتمت مراجعتها بشكل نهائي كوزارة التربية والتعليم ووزارة التجارة والصناعة والهيئة العامة للصناعات الحرفية.